作为办公室来说，主要业务是为领导搞好服务，首要职责是以文辅政，而起草领导讲话稿和汇报材料是秘书人员以文辅政的主要形式。古书云:“常管文书并协助领导处理日常工作的人员为秘书。”可见秘书当“书”(即办理文书)，以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。有道是：文无百日功啊！写文章，是一个不断学习、不断借鉴、不断创新和不断积累的过程，靠一时的努力是不行的。有一句古训：“文无第一，武无第二”，就是这个道理！“文无第一，武无第二”，这句话是什么意思呢？浅显地解释，文章只有优劣之分，没有谁是第一的。孔老夫子早就说过：三人行，必有我师。孔老夫子是从文的，他自然知道这个道理，强中自有强中手！比武就有第一、第二之分了，你打得赢别人，你就是胜者！写文章则不然，题材不同、体例不同、适用范围不同，就不可比了！当前，我们很多秘书感到领导讲话稿和汇报材料越来越难写。今天和大家一起共同学习探讨如何写好领导讲话稿和汇报材料。
讲话是一门学问，一门艺术，也是一个工具。尤其作为领导者，处于重要，肩负重要职责，具有特殊身份，讲话是各级领导宣传、安排部署工作的有效形式，同时，讲话也是充分展示一个领导的能力水平的重要方面。正因为如此，领导讲话稿的起草历来为各级领导所看重，也是办公室工作人员发挥参谋作用和加速人才成长的有效途径。说实在的，写好领导讲话稿不是一件容易的事。无论是比起文学创作和通讯、消息的写作，还是比起一般性的汇报材料及公文，写领导讲话稿的要求要高得多！因为文学创作、通讯、消息的写作灵活得多，可以凭自己的思写，凭事实写，一般性的汇报材料和公文也可以凭事情发展经过、领导或者集体研究的意见写。而写领导讲话稿，又没有什么定式可循，也不能按照你个人的主观臆想填充文字、应付交差。打一个不太恰当的比如：如果说搞新闻报道是跳板，可提高自己的知名度；那么，写好领导讲话稿等应用性文章则是撑竿，可提高自己的理论和内涵。学好这方面的知识，不说今后硬要成为秘书，说不定领导岗位后，也可以为自己的讲话润色添彩，如果平时注重写作，还可以提高自身，提高口才和社会应变能力，只有好处，没有坏处。
领导讲话稿依据不同的场合、对象和用途，可以分为会议、宣传、礼仪3大类22种。写好领导讲话稿，要打好“两个基础”，突出“三个重点”，把握“十个技巧”。
一是要打好文字基础。打好文字基础，要把握住两点：一是不要写错别字；二是不要写病句。这两点是最基本的要求！如果讲话稿出现了不少错别字，原意，或生出异义，变得可笑，让听众觉得领导水平差。可以举数例说明，如把“自卑”写成“自悲”，“震撼”写成“震憾”，“”写成“辨护”，“源远流长”写成“渊远流长”等等。尤其是秘书人员，必须进一步提高自身的文化素养，更要提高准确运用语言文字的能力，尽量避免语言文字的错误。还有，日常写作中出现的病句也不少！举个例：“近年来，我县加快了农村卫生发展的速度和规模。”这个句子对吗？肯定是错的！只能是加快速度，哪能加快规模呢？还比如：“近年来，我县巩固提高了普九。”大家想想？普九能提高吗？只能讲，巩固了普九，提高了普九水平！有时，一个错别字、一句病句，会让别人对领导的学识和水平产生疑问。所以讲，语言文字马虎不得！
二是要打好理论基础。有人通俗地称秘书为“杂家”。秘书活动涉及面宽，具有综合性、全面性或广泛性，这就要求秘书人员必须是多面手，随时能独当一面，要求秘书人员成为“杂家”或“通才”，需要广纳百川式的知识结构。然而，当今社会迅猛发展，各类新、新事物、新现象层出不穷，但人的精力是有限的，因此秘书不可能对浩如烟海的社会和学科全盘了解，做到“上文地理，下知鸡毛蒜皮”，也是强人所难的事情。但大家知道，现在的领导不比过去的领导，现在的领导绝大多数具有较深的理论基础，学识比一般人要高，理论比一般人要深！不说别的，领导比一般人接受培训的机会就多些，开会的时间也多些嘛！开会的过程，本身也是学习的过程。当好秘书必须多学习理论，眼观六、耳听八方，多了解信息，领导不熟悉的工作，你要熟悉；领导未掌握道的情况，你要预先掌握！这样才能为领导服好务，写好文章！在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，一是理底，秘书应当记牢党代会报告、人代会报告，懂一些哲学和经济学的知识。二是政策法规功底，要熟悉有关的国家宏观经济政策、产业政策、行业政策和基本法规，紧跟形势发展要求，绝不能偏离方向。三是逻辑思维功底，秘书要系统的掌握逻辑知识，有很强的逻辑思维能力。四是管理知识功底，秘书要换位思考，掌握一些领导艺术和管理知识。五是专业技术业务功底，秘书要比较了解和熟悉领导分管工作业务，做到轻车熟。六是公文写作功底，秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。
一是要突出领导的意图。领导的思想和意图是讲话稿的灵魂。怎么去领会领导意图呢？首先要换位思考。领导讲话总是站在全局高度，围绕所讲问题来发表意见或提出要求的。起草领导讲话稿，要调整自己的站位，将“文秘角色”为“领导角色”，自觉地站在全局的高度思考“是什么”、“为什么”、“怎么办”，就能比较容易与领导想到一起去。其次要善于捕捉。领导交办起草讲话稿时，多数时候只会讲总的意图，或一些零散的观点。了解领导意图，关键在平时多留意、多积累，举一反三，触类旁通。平时，文秘人员要注意利用一切接触领导的机会，聆听领导的思、思想和注意力最集中、最为关注和重视的工作，归纳分析领导在不同场合的讲话，细心揣摩领导的语言风格和特征，把握领导的工作思和讲话风格，把领导不太明晰和具体的观点思及时梳理，概括提炼。此外，在领导布置你写讲话稿后，最好尽快拟出讲话提纲，并当面听取领导的意见，以便修改完善写作提纲，不至于走弯，提高领导对讲话稿的满意度。
二是要突出讲话的主题。主题就是把与讲话有关的纷繁杂乱的事项统摄在一个普遍的概念下面，得到一个精确的定义，使领导要讲的事情一目了然。任何一次讲话都必须有个主题。没有主题，就等于人没有灵魂，军队没有统帅，别人听了讲话后，就不知所云。如何确定好主题？要做到三个结合：一是要结合上情下情写。这是应该很好把握住的地方。一篇领导讲话稿，了上级政策，是违反原则的问题；脱离了下面实情，又指导不了工作，失去了讲话的意义。所以，应该把这两个方面很好地结合起来。领导的讲话，必须大的方针政策。再说下情，写领导讲话稿，了解下情很重要。不熟悉下情，讲话就缺乏指导性、针对性和操作性，也就没有实际意义。当然，领导事务繁忙，这就需要办公室工作人员多深入基层调查研究，掌握实际情况，当好参谋助手。二是要结合讲话对象写。从听众对象的角度来划分，领导讲话稿分为下行、平行、上行三类。下行讲话即指对下级的讲话；平行讲话即指那些礼仪性的讲话，向兄弟单位介绍情况和经验的讲话，在邀请会、协作会上的讲话等；上行讲话即某一级领导向上级领导汇报工作的发言。看对象、看场合，是写领导讲话稿最起码的要求。但是，在平时，有的人写领导讲话稿没有把握好这一点，弄巧成拙。比如，听众如果是文化层次较低的老百姓，你在台上讲出文滔滔的句子，老百姓会骂你轻狂、卖弄，也拉开了领导者与群众的距离。如果听众大多数是学者、专家，你讲的是地方俗语和门外话，就有不太认真和严肃的感觉。再者，同样一项工作、一件事情，与副讲不一样，县长与副县长讲也不一样，分管领导讲与部门领导讲就更不一样。有些话在私下讲可以，但正式讲就不行；有些事口头讲可以，书面讲就不行。这就是分寸，这就是区别。起草领导讲话稿要站在领导层位，把握好角度。特别是在出现突发性事件时，起草领导的讲话稿更要慎重。领导在事前、事中、事后分别要讲的话，如果顺序弄了，实际效果就有很大不同。事前应说的话拿到事后来讲，别人肯定会说你是马后炮；事后应说的话若放在事前说，人家肯定会说你是瞎指挥。因此，要注意场合、把握分寸，当说什么就说什么。现在比较普遍的一个问题是，部门在为党委、领导起草讲话时往往站的较低，把本该由部门领导讲的话改由党委、领导去讲。不是站在领导的角度想问题，而是站在部门的角度，想怎么讲就怎么讲。这是文秘工作者在工作中应当加以避免的。三是要结合会议要求写。起草领导讲话稿，要了解召开会议的目的、要求，通过召开会议，要达到什么样的效果？因为会议的成功与否，主要看领导讲话稿质量的高低。比如，要召开年度工作会议，起草领导的主题报告，要把握两点：首先要认真总结一年来的工作成绩，并客观地指出工作中存在的问题，其次再详细地部署下一年的工作。年度工作会议，报告的侧重点在哪里？应该在第二部分，就是部署工作的那部分。如果洋洋万言写总结，寥寥数语写部署，那么，这篇报告是不成功的！因为，总结工作的目的，就是为了进一步推动工作，否则，就失去了意义。同时，给某位领导写讲话稿，要结合会议给那位领导安排的讲话时间多少来定。写长了、写短了，都达不到预期效果。
三是要突出讲话的风格。领导讲话，最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。讲话要有自己的风格，才能吸引听众、打动听众。写领导讲话稿时，在把握好领导者的思维、语言特点的基础上，要发挥创造性，使领导的讲话讲出风格来。每个领导者都有自己的风格。传达上级，安排部署工作，每个领导者都有自己的方式方法。写领导讲话稿，如果整篇都是照搬文件，照抄，或按照上级的领导讲话稿依葫芦画瓢，那么，听众的感觉就会打瞌睡，根本达不到效果。讲话不应有固定的章法，应随讲话的内容和场合适时变化，不仅要做到逻辑严明、思清晰，而且要做到生动活泼、文采飞扬。文采对形成风格有很大的关系，可使讲话富有生气，富有感染力和号召力。当然，值得特别注意的一点是，要按照领导人的性格、职务特点和语言习惯来写。有的领导性格温和，写出激扬的句子，他念起来会感到别扭；有的领导性格豪放，写的句字死气沉沉的，他念起来同样不习惯。
写好材料究竟有没有“窍门”？肯定有的。何谓“窍门”？窍门实际上是对做好一件事情的谋略问题，是很多人经验和教训的总结，是一些带有规律性的东西。常言说：“窍门”遍地跑，看你找不找。这里介绍写好文章的10个“诀窍”：
第一、要多学。要加强自学能力的培养，养成良好的自学习惯，哪怕是每天多看一份，多阅读一本，多浏览一篇文章，日积月累，积少成多，对个人增长知识、增长才干必将大有益处。作为秘书人员，每天花三个10分钟，每天早晨上班前花10分钟想一想当天工作安排，要做什么事、有什么任务；上班时花10分钟浏览一下网站，了解最新新闻动向，看一看各地领导的重要言论；花10分钟阅读当天的，掌握最新政策变化。
第二、要多看。“看”，是学习、积累资料的主渠道。积累资料对于公文写作者来说十分重要，这不仅是掌握知识的重要方法，也是做好本职工作的必要手段。同样是读书看报，有些人也许作为一种消遣、漫不经心、看过就丢，但秘书绝对不可以，而要处处留心，注意积累。凡积累了的东西，今天用不上，明天、后天可能用得上，写这篇文稿用不上，写另一篇文稿可能用得上；即使有些东西永远也用不上，但由于经过记载，印象加深，实际上对你的知识功底起了潜移默化的作用。公文写作者需要积累的资料包括很多方面，大致可以分为五大类：一是大政方针和重要言论。这主要包括中央、省市制定的一定时期的方针政策、工作任务和目标，领导人的重要言论，某些工作的规范性提法等等。二是格言、佳句。这主要指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟语言，句子不长，但意蕴深刻，闪耀着。引用到文稿中，往往会成为“亮点”，引人注目，发人深思。三是大事、要事。四是工作中涌现的先进典型和经验。领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料都离不开典型经验，通过引用典型经验激励先进、阐释观点、思，提出任务和要求。五是基本情况和工作运行情况。基本情况指的是一个地方的历史沿革、行政区划、土地面积、地理特点、人口、资源、机构编制、风俗习惯、发展水平等方面的情况；工作运行情况指的是一定时期内各项工作进展到什么程度，有哪些成绩，还存在什么问题，有什么经验和教训等方面的情况。这两方面的情况都是起草文稿经常要用到的，其中还有大量的数据需要强记。平时不积累，临时翻资料，势必降低工作效率。更重要的是，作为一个优秀的文秘人员，理应熟悉全面情况，当好领导的“耳目”和助手。
第三、要多问。有句老话，叫作“学问”。学问学问，学贵在问。多问才能了解掌握具体情况。古人说“秀才不出门能知天下事”，实际上根本不可能，除非他是神仙。从现实看也是这样，有些文稿之所以写得空洞无物、脱离实际，就是因为“不出门”、不接触实际、不重视了解基层情况、不懂得实践所需的基本常识、不明白基层干部和广大群众有什么想法和需求。起草公务文稿是用于解决实际问题的，而不是就写作而写作、摆摆架子做做样子的，要解决问题就必须切合实际，要切合实际就要懂得必要的实践知识。比如讲到农业产业化的问题，它的概念、内容和基本要求，文件上、报刊上都讲得很清楚了，但光知道这些还不够，还必须从本地实际出发提出任务和要求，包括确立什么样的主导产业，建立什么样的产品、龙头企业怎样建设、需要提供哪些方面的服务等等，没有这些，哪怕写得天花乱坠，也是一纸空文。
第四、要多思。孔子说：“学而不思则罔”。如果看了问了而不去思，就难以在脑子里留下东西，最终是学而无获，或收效甚微。大家知道，古人作诗有“三上”：马上、厕上、枕上：骑在马上，蹲在厕所里，躺在枕头上都在遣词造句，真是！毛观看歌剧《白毛女》，当看到喜儿进山洞的场面时，一拍椅子站起来，有感而发：“不行吗？”弄得警卫人员很紧张。显然，毛是站在阶级的高度去思考的，否则不会有这样的和精辟的论述。而有的同志却不那么善于思考。报也看了，书也读了。眼睛忙，脑子闲。这样的读，叫“读死书，死读书，读书死”。同等条件，同一时间，同看一篇文章，收效大不相同。为什么？就是“思”的程度不够。思的越多、越深就越有收获。总结前人经验，在“思”的问题上要做到三个善于：一是要善于逆向思维。一个少女掉入水库，岸上百余人围观而不救。跑来一名解放军战士，跳入水中，冒着生命把少女救了上来。有个记者报道了这名战士舍己救人的事迹，报上只登了200字。又有个记者写了《救救这些“落水”者》，文章指出，落水者当救，岸上这些见死不救的“落水者”也当。后者不仅登2000多字，而且还加了编后。两个记者一个顺向思维，一个逆向思维，报道效果大不一样。二是要善于向纵深思考。行者百里半九十：锲而不舍。曰：“挖井七仞而不及泉，废井也。”（仞是计量单位，７仞约等于２丈多一点）。挖至７仞没有出水，是废井，而7.1仞出了水，甘泉涌流，就是好井。成功往往只差那么一点，而这一点常常就是成败之分。因此，要思得深些、再深些，切忌浅尝辄止，成为“废井”。三是要善于发散性思考。就是多向的思、辐射性的思，由一点思及一片。由点及面、由表及里，举一反三。这就要求秘书人员要有良好的思维能力。公文写作过程中，思维能力是强还是弱，思维方式对头还是不对头，直接影响着文稿的质量。在有些人看来，文秘人员似乎永远只能当撰稿人，认为他天天吃饱饭就只晓得埋头搬弄文字，还能干得了别的什么?持这种看法的人不知道，文字正是从思维活动中“搬弄”来的，没有一定的思维能力，哪来的文字?尤其是那些高质量的文稿，更是反映着起草者良好的思维能力和较高的认识水平。如果不具备良好的思维能力，领会领导的意图再正确，也不可能写成一篇高质量的领导讲话稿。那么，公文写作者应该具备怎样的思维能力呢?简而言之，除了布局谋篇、组织文字本身所需的思维能力外，更重要的就是分析问题和认识问题的能力，包括看问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符合实际、是否科学可行等等。具体要把握以下五个方面：一是要全面、客观地看问题，防止片面性和主观随意性。比如写作中常常需要分析经济形势，如果只看到成绩而看不到问题，就会使人们滋长盲目乐观情绪，影响今后的发展：反过来，如果只看到问题而看不到成绩，又会使人们信心，同样会影响今后的发展。二是要辩证地看问题，纠正和防止“非此即彼”的思维方式。三是看问题要深刻，要善于透过现象看本质，防止被表面现象所。表现在公务文稿写作中，就是要把话说透，把问题点准，把带有规律性和根本性的东西出来，而不能浮光掠影、流于表面。比如讲到某些干部工作作风不实，仅仅罗列“不实”的表现是不够的，仅仅从外部找原因也是不够的，而要从责任心、事业心和世界观方面抓要害、源。四是要增强工作的预见性，要善于把握事物发展的规律和趋势，善于多角度、全方位地思考问题和提出见解，这对于写好文稿、当好助手和个人的成长，都是重要的和必要的。五是注重对实际问题的思考，要善于推理和判断，抓住事物的本质，从特殊中发现一般，从个性中抽出共性，从的高度提出解决问题的办法，防止就事论事、见子打子。比如：某些农村地区社会风气不好，活动盛行，派活动屡禁不止，民事纠纷时有发生，计划生育、征收税费等项工作难以开展，基层组织缺乏凝聚力和号召力。产生这些问题，虽然各有各的原因，但必有一种带共性、根本性的原因在起作用，比如：思想工作薄弱，农村思想阵地失控，被、、落后的思想所占领。找准了这个原因，就可以牵一发而动，实行标本兼治，着重治本，通过强有力的思想工作提高农民的思想，从根本上把这些问题解决好。
第五、要多抄。平时多留心，闲在不闲间。如果没有平时的日积月累，储备不足，肚子里没货，一旦接到文稿任务，决不可能很好地满足工作要求。从这个意义上说，一篇讲话稿的写作，并不是从接受任务这一刻才开始的，此前的一系列日常工作都属于酝酿准备阶段，是必不可少的程序。对一个优秀的秘书而言，秘书工作辛苦，这是一个重要的体现。当然，从另一个角度说，秘书工作轻松，也体现于其中。因为平日花了功夫，关键时刻就能从容应对，显得“清闲”，反之，平时积累不够，面对文稿则会一筹莫展，来去，总写也不对。平时的积累主要在于三个方面，一是阅读文件报刊。广泛阅读文件报刊，有助于及时领会上级，学习外地经验做法，把握上情、了解外情。目前已步入网络时代，要学会利用网络拓宽视野、增长见识。二是要善于作笔记，把有价值的信息摘录下来，以备将来拿来为己所用。眼过千遍，不如手抄一遍。周总理讲：“什么是灵感？灵感就是长期积累，偶然得之”。长期抄、长期积累，就能达到“偶然得之”的境界，就能抄出灵感来。三是学会“听会”。要善于在“听会”中捕捉有价值的信息，记录下来，有些具有较大利用可能性的内容予以标注，以便需要时及时、迅速地查找。
第六、要多背。时下，有些人不提倡背。这种看法偏颇。大凡有学问的人都背了一肚子、装了一脑子。常言道：熟读唐诗300首，不会作诗也会吟。背是成才的阶梯，特别是语言贫乏的同志，更需要背。不注意背的人暂不敢断定没出息，但一般成不了大器。不背是懒人的一种借口。多背，大脑聪灵，知识、语言丰富。用起来自如，表述起来生动，肚子里才算有了货。如果不背不积累，你脑子里空空，缺兵少将，调遣就无从谈起，至少是不能得心应手。毛在1962年扩大的中央工作会议上，即席引用了司马迁关于古人遭受而立志的一段文字，这段古文长达300多字。由此可见，伟人、们的渊博知识也是背出来的，不背就记不起来，默写不出来。
第七、要多记。“好脑袋不如烂笔头”。对领导讲话的闪光思想，闲谈中点滴、生活中的生动语言等，要随时扑捉，随时记录，久而久之，积少成多，大有裨益。鲜活的东西，往往存在于瞬间，不记就稍纵即逝。如果记下来，经常翻一翻，就忘不了。有些好语言，关在屋里是想不出来的，听到了，就要赶快记下来。怎样记？没有什么新鲜办法，就是要象鲁迅先生那样，兜里装个小本本，名曰《忽然听到》、《忽然想到》，随想随听随记。时间长了，小本本就成了积攒零金碎玉的“小仓库”、“万宝囊”。
第八、要多写。有人说过这么一句很有的话：“光看不写眼高手低，光写不看进步很慢”。就是说，只看材料，不动笔去写，就会觉得别人弄的水平不行，可自己一弄，还不如人家。有个名记者介绍他成名的诀窍时只说了两个字“多写”，写是机关干部的基本功，我们常说“这个机关干部不错”，多是指他会写点东西。说这个人没啥道道。通常也觉得他笔杆子不硬。要具备写的基本功，一要敢于写。不要把写看得太神秘，不能有自卑感。万事开头难、敢写就不难。二要不停地写。写东西的同志有个共同的感受，一停笔就懒得动笔。休一个月假，再拿笔就打怵，望写生叹，因此要有点马不停蹄的，这也是“拳不离手，曲不离口”。三要马上写。对好的信息、线索，要趁热打铁，立马动笔，一放一拖就凉了，冲动少了，灵感也没了。四要逼着自己写。从某种意义上讲，水平是逼出来、压出来的。要逼着自己坐下来，把笔拿起来，把第一行写出来。
第九、要多改。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“好文章是改出来的”，可见修改在写作中的重要作用。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《红楼梦》曾“披阅十载”、“增删五次”。越是名家，越不肯放过对自己语言的铸炼。象白居易作诗后先读给老妪（音雨）听、征求老太太的意见啦，欧阳修把稿子挂在墙上边读边改不少日子啦，人们都耳熟能详了。王安石在《泊船瓜洲》一诗中云：“京口瓜洲一水间，钟山只隔数重山。春风又绿江南岸，明月何时照我还？”其中“春风又绿江南岸”一句，先用“到”字，再用“过”字，又换“入”、“满”等10余字，最后才选定为“绿”字。一个“绿”字使春风有了颜色。还有“红杏枝头春意闹”一句，一个“闹”字动感十足，据说也是经过多次改动才定下来的。其实“绿”字也好，“闹”字也罢，好处就在于准确、鲜明、生动，在人们面前呈现出一幅春的画卷，动态地刻划了春天蓬勃、盎然的生机，而其它的字就没有这个效果。但也并不是说今不如昔。伟大毛不但是举世的家、家、军事家、思想家，还是一位少有的文学巨匠和语言大师，他就特别注重文章的修改。他的七律《登庐山》“一山飞峙大江边，跃上葱茏四百旋。冷眼向洋看世界，热风吹雨洒江天。云横九派浮黄鹤，浪下三吴起白烟。陶令不知何处去，桃花园里可耕田。”它的开头开始用的是“盘”字，发表时改为“旋”。既与出句“飞”相呼应，“旋”更突出动态，“四百旋”比“四百盘”生动多了，更把庐山写活了。还有“不周山下红旗乱”一句的“乱”字，都是深思熟虑的结晶，和刚才说过的“绿”字、“闹”字一样，均属卓绝千古之字。这些，都值得认真学习。如何改文章，这是一个难题，尤其是对于写作者自身来说，自己的文章要让自己看出问题来，并进行纠正，还真是不容易。在修改过程中，不妨从“五看”入手，静下来看一看，潜心揣摸，反复敲打。一看主题是否扣紧。离题万里，这稿子就是废稿。要先看文章大标题是否紧扣会议主题，再看各大标题下的小标题是否紧扣所属的大标题，层层围绕中心，文稿主题鲜明，这是最基本的要求。没有扣紧的，要通过增加过渡性语句等适当的方式予以补救。二看框架是否合理。审视一下，看有没有一个清晰的逻辑顺序，内容的安排有没有错位，文章整体结构有没有做到环环相扣、周密严谨。三看内容是否遗漏。阐述道理的，观点准不准、全不全，道理讲得透不透；讲举措的，办法够不够、实不实，措施有没有到位。四看重点是否突出。面面俱到的讲话，看起来八面玲珑，其实，由于平均着墨，难免如蜻蜓点水，让人不知所云。要着眼于增强讲话的针对性，本地实际工作中急需解决的方面要详写，一般性要求略写，甚至不提。必须注意的是，一定要有忍痛割爱的气度，即使是冥思苦想的所谓神来之笔，如果有可能因辞害意，也要毫不犹豫地。五看文句是否准确。检查一下有没有错别字，有没有语病，同时，还要看看哪些表述不太符合领导的语言风格。这个过程可以采用“模拟演练”的方法，即自己多念几遍，这样更能够发现问题。文章是改出来的。
第十、要多熬。多熬，就是多熬夜。多熬是前边“九多”的前提。没有多熬作基础，也就没有前边讲的那九多。一个老老实实按部就班干活的同志，一天工作时间不超过四五个小时，而晚上从7点半到12点又是4个半小时，晚上熬一熬，一天变两天，一年变两年。这是从时间上计算的。从效率上算，晚上比白天要高出一倍，这又是一年顶三年，如果不去熬正事，而热衷于搓麻将、打扑克、找饭局，下午3点就琢磨晚上吃饭喝酒，第二天上班没干工作，这样一年就成了半年。时间一长，水平就两极分化了。老机关同志经常说，12点以后睡觉熬出来的材料一般差不多，不行的材料大都是12点以前睡觉了。无论做什么事，只有经常，才能发现其中规律，得其真谛。
写文章，只是体例不同，其实，各类文章大多是相通的。如果能写好领导讲话稿，写汇报材料应该是不成问题的！
汇报材料分两类，一类是工作进展情况汇报，要求就是简明扼要，阐明工作进展情况。另一类是经验材料性质的汇报，要求要高一些，必须体现出特色。经验汇报材料也有两种类型，一种是“人有”的，比较好写，把这项工作是基于什么目的提出来的，工作的具体措施、成效或体会写出来即可；另一种是“人有我好”的，在大家都在做的工作中提炼出特色来，这就比较难写。写好汇报材料，关键要把握好五条原则：
第一，要突出主题，做到有的放矢。就是要明白“写什么、怎么写”的问题，少走或不走弯。首先,要围绕上级领导听汇报的意图、要求来写。上级领导听取工作汇报，总有一定的目的性，对于听什么情况、听多长时间、采取什么形式、在多大范围汇报等都有明确要求。因此，撰写汇报材料必须紧紧围绕上级领导听汇报的意图和要求来准备。其次，要围绕上级领导的关注点来写。如果上级领导或机关对听取工作汇报没有具体要求，是不是就无法准备汇报材料呢？当然不是。一个有效的做法，就是紧紧抓住上级领导的关注点来起草汇报材料。这就要求在起草汇报材料前，认真研究和了解听汇报的领导人以往和近期最关注什么、当前在抓什么、强调最多的是什么，搞清“最想听什么”这个基本问题，并以此准备材料。其三，要围绕上级领导的语言风格或思维特点来写。这是更高的要求，操作起来也比较难。如果对上级领导的语言风格或思维特点了解不多，把握起来就比较困难。比如，有的领导注重思想性，要求有分析，有的领导强调实在性，要求用事实或数字说话；有的领导喜欢用排比句，讲究句式的整齐、对仗，有的领导则不刻意追求语言的形式美，要求语言平实、自然，把意思表达清楚即可；有的领导爱用脍炙人口的名言警句，有的领导喜欢生动活泼的群众语言；有的领导喜欢开门见山、一针见血，有的领导则喜欢旁敲侧击、娓娓道来，如此等等。所以，起草汇报材料要尽可能地掌握领导的语言风格或思维特点，增强针对性。
第二，要突出重点，切忌面面俱到。这里举一个有趣的例子。1958年1月，在南宁会议期间，李锐和林一山两个人被要求一起向等中央领导同志汇报关于三峡工程建设问题的意见。当时，林一山担任长江水利委员会主任，是三峡工程的“上马派”，担任水电部副部长的李锐是“反对派”。听汇报的有、、、等26名高级领导人。这无疑是一个十分重要的汇报，两人都做了认真准备。林一山先汇报，讲了两个多小时，内容很多，难免漫际。李锐汇报不到半小时，重点突出，语言精炼，反而让听者印象深刻。两人汇报完后，虽然听者的倾向已基本形成，但对这样一个重大问题，没有轻易作出决断，而是说：“再给三天时间，你们两人各写一篇材料交来。”第三天，两人交了卷，林一山写了两万字，李锐写了八千字。到第三天晚上开会的时候，充分肯定了李锐的材料意思清楚，重点突出，还对与会人员说：“我们要有这样的秀才。”
那么，在起草汇报材料过程中，如何突出重点呢？首先要明确什么是重点。一般来说，凡是能反映事物本质具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。具体地说，应从以下方面来把握：如果汇报时间跨度长、成绩比较突出的工作，那么汇报的重点就是工作成绩、工作成效；如果各地、各单位都是这样抓的、都取得了明显成绩，那么汇报的重点应是在抓这项工作中不同于别人的做法、工作中的特色亮点；如果是上级特别关心、本单位也的确抓出了成绩的工作，那么从中提炼的经验或深层次的思考就是汇报的重点；如果是刚布置不久的一项工作，那么下步开展工作的思和具体打算就是汇报的重点；如果是本单位还没有完全铺开或没有做好的工作，那么汇把重点放在工作未开展起来或开展不好的主客观因素上来。
第三，要突出特色，避免平淡乏味。什么是特色？特色就是个性，就是“人有，人有我优，人优我精”的优势，就是突出的成绩、工作闪光点。听汇报的领导总是喜欢听有内容、有特色、闪亮点的工作汇报，不喜欢听毫无特点、平淡乏味、“一般化”的汇报。那么，怎样才能抓住特色亮点呢？一是要把最鲜亮、最感人的内容放到最前边，放到最显眼的上，越是有特色、闪亮点的工作越要浓墨重彩，集中反映，使之成为整个材料的重头戏，而对于一般化的、共性的东西则要尽量少汇报，或一笔带过，点到为止。二是要把闪现亮点、最有特色的做法、制度、措施等说清说透，把最主要的工作成绩尽量展现出来，把最具个性、最鲜活的经验体会充分挖掘出来，给人以深刻的启迪。三是要把那些有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容，努力把它写实、写好、写到位。
第四，要突出观点，认真提炼概括。汇报材料的思想性，体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。同志曾在谈怎样汇报工作时说过，汇报工作是要适当发议论的。“发议论”就是要通过对一系列材料的解释、分析、综合、提炼，更清晰、更系统、全面地说明情况，从而让上级领导了解事情的和来龙去脉，并从事实背后找出本题，上升到理论高度，得出规律性的结论。1956年2月至4月，同志连续40多天听取国务院有关部门的工作汇报。他在听取时任国务院第三办公室主任以及几个副主任的工作汇报后，称赞他们的汇报有议论、有分析、有深度，比较生动活泼，给人留下深刻的印象。某省委主要领导同志向汇报工作，只讲了一些材料和数字，没有讲自己的观点，委婉地道：“只谈情况，不谈观点，是开材料仓库。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。”那么，怎样在汇报材料中体现出思想性呢？主要应把握三点：一是要善于分析。二是要善于深入挖掘。三是要善于综合概括。
汇报材料一般包括工作开展情况、做法成效、经验、存在的问题与不足、今后打算等内容。在结构上首先脉络要十分清晰，其次是线条要单一，再次层次不要过多。一是叙述语言要简明，切忌冗长繁琐。二是要多用短句，这样既便于说，又便于听，而且干脆有力，节奏感强。三是要流畅和谐，上口顺耳。四是要通俗易懂，应尽量口语化，多用群众语言，该用事例、数字说话时就要用事例、数字说话，该量化的就要量化，需要虚化时也得“虚”，该归纳的就要归纳，该概括的就要概括，这样汇报起来显得自然、流畅。
总之，写好材料，重点要在熟悉工作、研究工作上多下功夫，在把握领导思上多下功夫，在掌握各类材料基本格式的基础上，勤学，多练，不断拓宽写作思，先把材料写顺写准确，再力动活泼，相信大家都能写出好文章来。
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